Każdy z nas, przynajmniej raz w życiu, pokłócił się z kimś i zranił drugą osobę mniej lub bardziej świadomie. Nie jest to czymś nienormalnym. Jesteśmy ludźmi, różnimy się między sobą, działają na nas zróżnicowane bodźce. A jednak istnieją pośród nas osoby, którym zdarza się to zdecydowanie rzadziej, są dużo mniej konfliktowe i wyciszają spory. Pytanie brzmi: jak oni to robią? Inaczej, czym jest produktywne wyrażanie opinii?
Produktywne wyrażanie opinii – fakty i opinie
Przede wszystkim należy rozróżnić w komunikacji międzyludzkiej dwa zagadnienia — faktu i opinii. Z konkretnymi zagadnieniami się nie dyskutuje, ponieważ są mierzalne, np. książka ma 100 stron, zadanie zostało wykonane, a Paweł jest łysy. Inaczej rzecz ma się z opiniami.
Moja własna opinia jest wypadkową subiektywnej oceny faktów oraz towarzyszących temu emocji. Jest to mój pogląd na dane zagadnienie. Ktoś inny może mieć inną, nawet skrajnie różną opinię. Oboje mamy do niej prawo, ale ważna jest też forma, w jakiej ją przekazujemy otoczeniu.
Sztandarowym przykładem jest karcenie dziecka. Zdanie “Jesteś niegrzeczny” jest agresywne i krzywdzące. Maluch odbiera to jako stwierdzenie faktu, a nie opinii. Nie zmieni swojego postępowania, bo rodzic z góry uważa je za niegrzeczne. Wystarczy rozwinąć myśl i powiedzieć “Uważam, że to zachowanie było niegrzeczne, ponieważ…”. Wtedy dziecko wie, że rodzicowi nie spodobało się konkretne działanie, a nie ono samo i będzie starało się poprawić.
Podobne sytuacje zdarzają się w życiu codziennym i zawodowym. Często używamy skrótów myślowych czy oczekujemy od innych domyślania się, co mieliśmy w zamiarze. Wystarczy uświadomić sobie trzy kroki do produktywnego wyrażania własnego zdania.
Produktywne wyrażanie opinii – trzy kroki do efektywnej opinii
Fakty są neutralne i nie niosą ładunku emocjonalnego. Odwrotnie jest z opiniami. Ważne jest, aby były one maksymalnie konkretne, konstruktywne i nawet jeśli są negatywne, nie miały agresywnego wydźwięku. Wtedy rozmówca przyjmie je spokojniej, bez reakcji obronnej. Osądy mają zmotywować do działania, a nie do słownego pojedynku.
Pierwszym krokiem jest zaznaczenie, że to ja jestem właścicielem opinii. Wyrażenia typu “Myślę, że…”, “Uważam, że…”, “Wydaje mi się, że…” itp., od początku sugerują, że jest to mój punkt widzenia, z którym możesz się zgodzić lub nie. Zadziwiające jest, że wystarczy takie małe wtrącenie na początku wypowiedzi, a rozmówcy podchodzą do dalszej części dużo spokojniej, nawet jeśli mają odmienne zdanie. Jednak to nie wszystko. Za zmianą sformułowania musi pójść też odpowiedni przekaz. Zanim wypowiesz swoje zdanie, przemyśl, o co tak naprawdę Ci chodzi. Czy Twoje emocje mają wpływ na opinię? Po uświadomieniu sobie głębi zagadnienia odnajdziesz przyczynę konfliktu. W książce “Świadomy biznes” Freda Kofmana podano przykład “głupiego Bogdana”. Nie chodzi oczywiście o jego IQ. Jego kolega czuł się podenerwowany, ponieważ nie nadążał za jego wywodem. Po analizie agresywna wypowiedź “Bogdan jest głupi”, została zmieniona na konstruktywne “Bogdan, nie rozumiem tego, czy mógłbyś wytłumaczyć ….”.
Krok drugi to rozwinięcie opinii. W wyjaśnieniu powinny się znaleźć fakty, na których się opierasz oraz Twoje oczekiwania. Nikt z nas nie jest telepatą, więc skąd może wiedzieć, co jest Twoim zamysłem. Im lepiej wyjaśnisz swój punkt widzenia, tym lepiej Twój rozmówca będzie się mógł do niego odnieść. Przedstawienie racjonalnych argumentów w spokojnej atmosferze nie raz spowodowało zmianę zdania czy nastawienia. Kluczem jest zrozumienie przez drugą stronę sytuacji i Twoich potrzeb.
Sama wymiana opinii nie wystarczy, aby coś pozytywnego z niej wynikło. Potrzebne jest rzeczowa rozmowa i wspólne wnioski, jak rozwiązać problem lub poprawić współpracę. Dopiero w kroku trzecim dochodzimy do efektów konstruktywnej opinii.
Produktywne wyrażenie opinii – przykłady
Sytuacja: Pracownik otrzymuje zadanie do wykonania, ale z dość lakonicznym opisem. Robi je najlepiej jak umie, zgodnie z wytycznymi. Szef jest niezadowolony, ponieważ oczekiwał czego innego. Jedna ze stron umie wyrażać opinie.
Konstruktywny szef: Kierownik w rozmowie z pracownikiem mówi, że wykonana praca jest dobra, ale różna od oczekiwanej. Chwali za dotychczasowe rezultaty, omawia je, wskazuje miejsca do poprawy, uszczegóławia wytyczne. Prosi o wersję ostateczną, wyznaczając drugi termin.
Kierownik jest zadowolony, ponieważ w drugim terminie otrzymuje dokładnie to, czego oczekiwał, plus wzmocnił relację z pracownikiem. Pracownik jest zadowolony, ponieważ jego pierwotna praca nie poszła na marne, a szef dał szansę na doszlifowanie zadania.
Konstruktywny pracownik: Szef agresywnie wytyka pracownikowi źle zrobione zadanie. Pracownik wyraża zrozumienie targających nim emocji, nazywa je. Pokazuje swój punkt widzenia, że zadanie zostało zrobione wg dostarczonych wytycznych i podkreśla swoje zaangażowanie w projekt. Dopytuje o szczegółowe wskazania i proponuje poprawę na bazie już zrobionego materiału.
Kierownik jest zadowolony, ponieważ zadanie jest zrobione, dość szybko mija mu zdenerwowanie. Pracownik jest zadowolony, ponieważ rozwiązał konflikt, a jego praca przydała się do ukończenia zadania.
Ten prosty przykład pokazuje, że wystarczy, aby jedna strona umiała wyrażać opinie w sposób konstruktywny.
